НОРМАТИВНО-ПРАВОВА БАЗА

Перелік нормативно – правових актів та управлінських документів з питань розгляду звернень громадян

    • Конституція України
    • Загальна декларація прав людини
    • Закон України «Про уповноваженого Верховної ради України з прав людини»
    • Закон України «Про Конституційний суд України».
    • Закон України «Про звернення громадян»
    • Закон України «Про  статус народного депутата України»
    • Закон України «Про місцеві державні адміністрації»
    • Закон України «Про статус депутатів місцевих рад»
    • Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348 «Про затвердження Інструкції  з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднання громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації»
    • Указ Президента України №109/2008 від 07.02.2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права  на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування»
    • Постанова Кабінету міністрів України від 19.01.2011 №26 «Про внесення зміни до пункту 2 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднання громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в   засобах масової інформації»

УКРАЇНА
ЗАПОРІ3ЬКА MICЬKA РАДА 
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ 

м. Запоріжжя

21.03.2013                                                                                                                                    № 82

Про порядок проведення особистого прийому та розгляду письмових звернень громадян у виконавчому комітеті Запорізької міської ради 

Керуючись Законом України «Про звернення громадян», ст.38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», з метою забезпечення виконання вимог Указу Президента України від 07.02.2008 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» виконавчий комітет Запорізької міської ради

ВИРІШИВ:

1. Затвердити:

1.1. Положення про організацію та проведення особистого прийому громадян міським головою (додається).

1.2. Положення про організацію та проведення особистого прийому громадян посадовими особами виконавчого комітету міської ради (додається).

1.3. Положення про порядок розгляду письмових звернень громадян у виконавчому комітеті Запорізької міської ради (додається).

1.4. Положення про порядок розгляду звернень, які надійшли електронною поштою, у виконавчому комітеті Запорізької міської ради (додається).

2. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконкому ради Бойко З.М.

 

Міський голова                                                                                                                                       О.Ч.Сін


ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого
комітету міської ради
21.03.2013 № 82

П О Л О Ж Е Н Н Я
про порядок розгляду письмових звернень громадян
у виконавчому комітеті Запорізької міської ради

1. Розгляд письмових звернень громадян у виконавчому комітеті міської ради здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 №348, постанови Кабінету міністрів України від 19.01.2011 №26 «Про внесення змін до пункту 2  Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації».
2. Не розглядаються звернення громадян, оформлені без дотримання вимог Закону України «Про звернення громадян». Вказане рішення приймає начальник відділу по роботі зі зверненнями громадян  виконкому міської ради.
3. Оформлені належним чином і подані у встановленому порядку письмові звернення приймаються та реєструються у день їх надходження в автоматизованій системі діловодства та електронного документообігу «Звернення громадян», класифікуються за характеристикою звернень і основними питаннями та,  відповідно до функціонального розподілу обов’язків,  передаються на розгляд міському голові, першому заступнику, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради.
4. На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення (у разі її наявності) проставляється реєстраційний штамп, дата надходження та реєстраційний номер звернення. Вказаний документ з позначкою «КОПІЯ» повертається громадянинові.
5. На першому аркуші письмового звернення та на реєстраційно-контрольній картці робиться позначка «ПОВТОРНО» (у разі, якщо звернення надійшло повторно) та «КОНТРОЛЬ», коли необхідно повідомити орган чи  організацію, звідки надійшло звернення.
6. Особисто міським головою розглядаються письмові звернення:
6.1.  жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни та осіб, віднесених до категорії інвалідів Великої Вітчизняної війни.
6.2. про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями, (бездіяльністю), рішеннями  місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування або про факти корупції;
6.3. від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання (повторні), якщо вказане звернення:
— вирішено по суті під час розгляду попереднього звернення (за поданням заступника міського голови, який його розглядав, з метою припинення подальшого розгляду такого звернення);
— не вирішено по суті під час розгляду попередніх звернень, а тому вимагає особистого втручання міського голови.
7. Перший заступник, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради у триденний термін розглядають письмові звернення громадян та дають відповідні доручення з вирішення порушених питань.
8. Відповідно до  резолюцій керівництва виконавчого комітету міської ради відділ по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради забезпечує направлення звернень відповідальним виконавцям.
9. Якщо розгляд звернення покладено на декількох виконавців, то перший з них повинен підготувати згідно з резолюцією посадової особи міської ради узагальнену відповідь або її проект заявнику та, в разі необхідності, проект інформації органу влади вищого рівня, яким встановлено контроль за зверненням. При цьому інші виконавці в обов’язковому порядку інформують виконком міської ради та за три дні до настання контрольного терміну надають інформацію  для опрацювання першому виконавцю.
10. Звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень органів місцевого самоврядування, пересилаються за належністю в термін, що не перевищує 5 днів з моменту реєстрації, про що повідомляється автору звернення.
11. Звернення, які потребують подання інформації про результати розгляду в Адміністрацію Президента України, Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України, інші центральні органи виконавчої влади, обласну державну адміністрацію, інші керівні структури беруться на контроль у відділі по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради. На реєстраційно-контрольній картці та першому аркуші звернення  ставиться штамп «Контроль».
Інформація Президенту України, Прем’єр-міністру України, Голові Верховної Ради України, голові обласної державної адміністрації за результатами розгляду звернень громадян готується тільки за підписом міського голови, візується першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради  відповідно до функціонального розподілу обов’язків.
Інформація в Адміністрацію Президента України, Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України, інші центральні органи виконавчої влади, обласну державну адміністрацію та письмова відповідь заявникам за результатами розгляду звернень надається за підписом першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради
Відповідь заявникам та інформація до виконавчого комітету міської ради за результатами розгляду звернень надається за підписом керівників виконавчих органів міської ради та інших органів, установ, організацій, яким доручено розгляд звернень та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань.
12. На підставі ст.20 Закону України «Про звернення громадян» встановлюються наступні терміни розгляду звернень громадян:
— невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня отримання, якщо вирішення питання не потребує додаткового вивчення;
—  не більше одного місяця (30 днів) від дня їх надходження;
— до 45 днів, якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо.
13. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень. На письмове звернення заявнику обов’язково надається  письмова відповідь.
Про результати розгляду звернень громадян, які є скаргами або повтор-ними зверненнями, відповідь заявнику надається  за особистим підписом першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому  ради.
14. Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації про результати розгляду звернення або шляхом надання відповіді заявнику за особистим підписом. Рішення про необхідність додаткового контролю за розглядом звернення до остаточного вирішення питання приймає посадова особа, яка прийняла рішення про контроль.
15. Рішення про припинення розгляду звернення згідно зі ст.8 Закону України «Про звернення громадян» приймає міський голова за пропозицією першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради  на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень.
16. Відділ по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду звернень, у разі необхідності інформує про порушення термінів розгляду керівників виконавчого комітету міської  ради,  щоквартально готує аналітичні матеріали та статистичний звіт про розгляд письмових звернень громадян.
17. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається у відділі по роботі зі зверненнями громадян виконкому міської ради.

 

Керуючий справами
виконкому ради                                                                                                                                                                     З.М.Бойко

 


 ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого
комітету міської ради
21.03.2013 № 82

П О Л О Ж Е Н Н Я
про організацію та проведення особистого прийому громадян
посадовими особами  виконавчого комітету Запорізької міської ради

1. Особистий прийом громадян першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради здійснюється:
1.1. згідно з затвердженим графіком;
1.2. з питать, вирішення яких належить до повноважень виконавчих органів міської ради, а також  відповідно до функціонального розподілу обов’язків.
1.3. у  разі,  коли  вирішення  питання,  з  яким   звернувся  громадянин,   не   належить   до  повноважень виконавчого комітету міської ради, посадова  особа  пояснює  громадянинові, до якого органу державної влади, організації чи установи необхідно звернутися,    і   за   можливості   сприяє   цьому   (надає    інформацію    про місцезнаходження, номер телефону тощо).
2. Запис на особистий прийом до  першого заступника, заступників  міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому ради  здійснюється спеціалістом  відділу по роботі зі зверненнями громадян виконкому ради в день прийому за годину до його початку при наявності  документу, який посвідчує особу. Бажано наявність заяви з викладенням суті порушенного питання.
3. Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, ім’я, по-батькові, місце проживання громадянина, соціальний стан, телефон,  зміст порушеного питання, до яких посадових осіб він звертався і яке було прийнято рішення, вивчаються документи та інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування свого звернення.
Не допускається з’ясовувати відомості про особу  громадянина,
що не стосуються його звернення.
4. Запису на прийом не підлягають громадяни:
— визнані судом недієздатними за наявності такої інформації у відділі звернень (ст. 8 Закону України «Про звернення громадян»);
— які відмовилися повідомити особам, що проводять запис, інформацію, зазначену у п. 3 цього Положення;
— стосовно яких прийняте рішення про припинення розгляду звернень (ст. 8 Закону України «Про звернення громадян»);
— у випадках, коли заявник порушує питання, яке не відноситься до компетенції міської ради та виконкому, громадянину надаються роз’яснення, куди доцільно звернутися;
— при повторному зверненні з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті або заявнику надано аргументовані роз’яснення відповідно до чинного законодавства.
Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.
5. Під час особистого прийому громадян можуть бути присутні
їхні представники,  повноваження яких  оформлено  в  установленому
порядку, та родичі.
6. Подана громадянином  на  особистому  прийомі  письмова  заява
розглядається  у   порядку,   встановленому   законодавством   для
письмових звернень.
7. За результатами розгляду звернень, що надійшли на особистому прийомі, готується  проект відповіді заявнику та інформація  за підписом керівників виконавчих органів міської ради та інших органів, установ, організацій, яким доручено розгляд звернень та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань.
8. Про результати розгляду звернень громадян відповідь заявнику надається за особистим підписом посадової особи, яка здійснювала прийом.
9. Рішення про зняття звернення з контролю приймають посадові особи, які здійснювали прийом, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації, яка надійшла за розглядом звернення, або шляхом надання відповіді заявнику за особистим підписом. Рішення про необхідність додаткового контролю за розглядом звернення до остаточного вирішення питання приймає посадова особа, яка здійснювала прийом.
10. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.
11. У разі, якщо особистий прийом громадян  не може відбутися за графіком через поважні причини, прийом проводиться  наступного тижня (згідно графіка), про що відділ по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради доводить до відома громадян в будь-який спосіб (оголошення, повідомлення на сайті, по телефону тощо).
12. Для участі в особистому прийомі першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому ради,  в разі необхідності, запрошуються керівники структурних підрозділів міської ради, до компетенції яких відноситься вирішення порушених питань.
13.  Регламент особистого прийому першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому ради  обмежено двома годинами — не більше 10 хвилин на спілкування з кожним громадянином, про що громадянину до початку прийому усно повідомляється спеціалістом, який відповідає за організацію особистого прийому громадян.
14. В кімнаті особистого прийому функціонує система відео спостереження. Термін збереження аудіо-, відеозапису прийому – до отримання заявником відповіді на звернення та ще протягом одного місяця з часу ознайомлення заявника з прийнятим рішенням.
15. Відділ по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради:
15.1. забезпечує організацію проведення особистих прийомів посадовими особами виконавчого комітету міської ради, оформлення реєстраційно-контрольних карток обліку, оформлення справ та доручень за результатами прийомів, контроль за дотриманням термінів їх виконання;
15.2 під час запису на особистий прийом попереджує громадянина про функціонування системи відеоспостереження в кімнаті прийому громадян. В разі необхідності за заявою громадянина готує копію аудіо-, відеозапису особистого прийому посадових осіб виконавчого комітету міської ради за його участю. До заяви додається дисковий носій;
15.3.всебічно вивчає проблеми, з яких громадяни звертаються під час запису на особистий прийом до посадових осіб  виконавчого комітету міської ради, та надає їм консультативну допомогу;
15.4. забезпечує у дні та години прийому кваліфіковану добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі (попередні звернення заявників, матеріали по їх розгляду, висновки тощо);
15.5. забезпечує направлення звернень, поданих на особистому прийомі, безпосередньо керівникам виконавчих органів міської ради та інших органів, установ, організацій, до повноважень яких належить вирішення проблеми і прийняття в зв’язку з цим відповідних рішень;
15.6.забезпечує, відповідно до чинного законодавства України, першочерговий прийом (у дні прийому) жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України;
15.7. контролює додержання графіка прийому громадян посадовими особами виконавчого комітету  міської ради;
15.8. використовує для поточної роботи (опрацювання документів, роз’яснювальна робота тощо) робочий час, протягом якого особистий прийом не проводиться;
15.9.готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан особистого прийому громадян у виконавчому комітеті міської ради.
16. Помічники та референти першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради:
16.1. інформують відділ по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради про готовність до особистого прийому напередодні;
16.2. передають матеріали з особистого прийому у відділ по роботі зі зверненнями громадян виконкому міської ради в день прийому;
16.3. готують, у разі необхідності, узагальнену відповідь заявнику за результатами  розгляду звернення;
16.4. при наявності  резолюції «Роз’яснено на місці» доводять до відома заявника про те, що йому письмова відповідь надсилатися не буде.

Керуючий справами
виконкому ради                                                                                                                                   З.М.Бойко


ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого
комітету міської ради
21.03.2013 № 82

ПОЛОЖЕННЯ
про порядок розгляду звернень, які надійшли електронною поштою,
у виконавчому комітету запорізької міської ради

1.Звернення громадян, що надходять на електронну пошту відділу по роботі зі зверненнями громадян zvern@commit.zp.ua  — це звернення громадян, що звернулися до виконавчого комітету Запорізької міської ради  через засіб зв’язку «електронна пошта».
2. Звернення громадян, що надходять на електронну пошту відділу по роботі зі зверненнями громадян zvern@commit.zp.ua мають відповідати вимогам ст.5 Закону України «Про звернення громадян», реєструються окремо від письмових звернень з позначкою «Ел».
3. У разі, якщо звернення не містить інформацію, визначену ст.5 Закону України «Про звернення громадян», воно реєструється у відповідності до відомостей, які громадяни повідомляють про себе ( П.І.Б., електронна адреса, домашня адреса, телефон тощо), окремо від письмових звернень  з позначкою «Ел».
4.Звернення, які надійшли електронною поштою, розглядаються в строки та в порядку Закону України «Про звернення громадян».
5. Відповідь на звернення готується виконавцем згідно отриманого доручення та її сканована копія надсилається заявнику на вказану електронну адресу або на домашню адресу поштою (в разі наявності).
6. Відділ по роботі зі зверненнями громадян виконкому ради:
6.1 здійснює реєстрацію звернень громадян, що надійшли електронною поштою;
6.2 забезпечує контроль за виконанням доручень, наданих посадовими особами виконкому ради;
6.3.відправляє скановану копію відповіді заявнику на вказану електронну адресу або на домашню адресу поштою (в разі наявності);
6.4. готує аналітичні матеріали про стан розгляду питань, отриманих електронною поштою.

Керуючий справами
виконкому ради                                                                                                                                                       З.М.Бойко


ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого
комітету міської ради
21.03.2013 № 82

П О Л О Ж Е Н Н Я
про організацію та проведення особистого прийому громадян
міським головою

1.Особистий прийом громадян міським головою здійснюється:
1.1. згідно з затвердженим графіком;
1.2. лише за попереднім записом   з  врахуванням   наявності     матеріалів щодо попереднього   розгляду   порушених  громадянами  питань у відповідних інстанціях;
1.3. з питать, вирішення    яких    належить до  повноважень     виконавчих органів  міської ради.
2. Запис на особистий прийом до міського голови здійснюється  після попереднього розгляду звернень громадян на особистих прийомах  першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради,  керуючим справами виконавчого комітету міської ради згідно з розподілом обов’язків, за виключенням категорій заявників, передбачених статтями 14,15,16 Закону України «Про звернення громадян».
3. Запис на особистий прийом до міського голови здійснюється  начальником відділу по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради  в останній робочий день  місяця з 10-00 до 13-00.
4. До попередньої співбесіди залучаються  помічник міського голови, спеціалісти юридичного відділу виконкому ради, департаменту житлово- комунального господарства міської ради. В разі необхідності – інші посадові особи виконавчих органів міської ради.
5. Попередній запис громадян на прийом до міського голови проводиться при наявності документу, який посвідчує особу (паспорт, посвідчення).
6. Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, ім’я, по-батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб він звертався і яке було прийнято рішення, вивчаються документи та інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування свого звернення.
Під час особистого прийому міського голови громадянами порушуються тільки ті питання, які були заявлені під час попереднього запису.
7. Запису на прийом не підлягають громадяни:
— визнані судом недієздатними за наявності такої інформації у відділі звернень (ст. 8 Закону України «Про звернення громадян»);
— які відмовилися повідомити особам, що проводять запис, інформацію, зазначену у п. 6 цього Положення;
— стосовно яких прийняте рішення про припинення розгляду звернень (ст. 8 Закону України «Про звернення громадян»);
— звернення яких знаходяться на розгляді та остаточного рішення по них ще не прийнято;
— у випадках, коли заявник порушує питання, яке не відноситься до компетенції міської ради та виконкому, громадянину надаються роз’яснення, куди доцільно звернутися;
— при повторному зверненні з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті або заявнику надано аргументовані роз’яснення відповідно до чинного законодавства.
Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.
8. У разі, якщо громадянин наполягає бути прийнятим особисто міським головою без дотримання вимог п.2 цього Порядку, йому пропонується викласти свої аргументи та суть питання письмово. Вказане звернення за дорученням міського голови надається одному з його заступників, до напрямків діяльності якого належить розгляд порушених у зверненні питань для пропозицій щодо доцільності особистого втручання міського голови у подальше їх вирішення. При цьому:
8.1. Остаточне рішення щодо запрошення такого громадянина на свій особистий прийом або обґрунтовану відмову в ньому приймає міський голова після ознайомлення з вищезазначеними пропозиціями.
8.2. Про прийняте рішення у визначений законодавством термін громадянину повідомляється письмово заступником міського голови, який готував пропозиції стосовно доцільності особистого втручання міського голови  у подальше вирішення порушених у зверненні питань.
9. За результатом запису відділ по роботі зі зверненнями громадян виконкому ради  готує попередні списки громадян, які будуть запрошені на особистий прийом міського голови, та надсилає їх завчасно структурним підрозділам міської ради для  попереднього розгляду та підготовки інформації міському голові.
10. Міський голова здійснює прийом  громадян відповідно до затвердженого графіку.
У разі, якщо особистий прийом громадян міським головою не може відбутися за графіком через поважні причини, він переноситься на інший день та час, який визначається міським головою, про що громадянам доводить до відома відділ по роботі зі зверненнями громадян виконкому ради.
11. Для участі в особистому прийомі міського голови запрошуються голови  районних адміністрацій, на території яких проживають заявники, та керівники структурних підрозділів міської ради, до компетенції яких відноситься вирішення порушених питань.
12.  Регламент особистого прийому міського голови обмежено чотирма годинами — не більше 15 хвилин на спілкування з кожним громадянином, про що їм до початку прийому усно повідомляється начальником відділу або спеціалістом, який відповідає за організацію особистого прийому громадян.
У разі, якщо заявнику недостатньо 15 хвилин  для  викладення питання по суті, міський голова може надати заявнику додатковий час.
13. В кімнаті особистого прийому функціонує система відео спостереження. Термін збереження аудіо-, відеозапису прийому – до отримання заявником відповіді на звернення та ще протягом одного місяця з часу ознайомлення заявника з прийнятим рішенням.
14. Відділ по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради:
14.1. забезпечує організацію проведення особистих прийомів міського голови, оформлення реєстраційно-контрольних карток обліку, оформлення справ та доручень за результатами прийомів, контроль за дотриманням термінів їх виконання;
14.2 під час запису на особистий прийом попереджує громадянина про функціонування системи відеоспостереження в кімнаті прийому громадян. В разі необхідності за заявою громадянина готує копію аудіо-, відеозапису особистого прийому міського голови за його участю. До заяви додається дисковий носій;
14.3. всебічно вивчає проблеми, з яких громадяни звертаються під час запису на  особистий прийом до міського голови та надає їм консультативну допомогу;
14.4. забезпечує у дні та години прийому кваліфіковану добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі (попередні звернення заявників, матеріали по їх розгляду, висновки тощо);
14.5. забезпечує направлення звернень, поданих на особистому прийомі, безпосередньо керівникам виконавчих органів міської ради та інших органів, установ, організацій, до повноважень яких належить вирішення проблеми і прийняття в зв’язку з цим відповідних рішень;
14.6.забезпечує, відповідно до чинного законодавства України, першочерговий прийом (у дні прийому) жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України;
14.7. контролює додержання графіка прийому громадян у виконавчому комітеті міської ради;
14.8. використовує для поточної роботи (опрацювання документів, роз’яснювальна робота тощо) робочий час, протягом якого особистий прийом не проводиться;
14.9.готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан особистого прийому громадян у виконавчому комітеті міської ради.
15. Помічники міського голови:
15.1. інформують відділ по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради про готовність до особистого прийому напередодні;
15.2. передають матеріали з особистого прийому у відділ по роботі зі зверненнями громадян виконкому міської ради в день прийому;
15.3. готують, у разі необхідності, узагальнену відповідь заявнику за результатами  розгляду звернення;
15.4. при наявності  резолюції «Роз’яснено на місці» доводять до відома заявника про те, що йому письмова відповідь надсилатися не буде.

Керуючий справами
виконкому ради                                                                                                                                                                З.М.Бойко


Доповідна записка
про роботу щодо розгляду звернень громадян у
департаменті реєстраційних послуг Запорізької
міської ради у 2016 році

Робота щодо розгляду звернень громадян в департаменті реєстраційних послуг Запорізької міської ради (далі – департамент) проводилась відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», розпоряджень міського голови, відповідних рішень виконавчого комітету міської ради.
У 2016 році прийняті накази директора департаменту міської ради щодо роботи зі зверненнями громадян:
— від 04.04.2016 №10/1-р «Про порядок проведення особистого прийому та розгляду письмових звернень громадян керівниками департаменту реєстраційних послуг міської ради»;
— від 29.04.2016 №22-р «Про внесення змін до наказу від 04.04.2016 №10/1-р «Про порядок проведення особистого прийому та розгляду письмових звернень громадян керівниками департаменту реєстраційних послуг міської ради»;
— від 04.05.2016 №26-р «Про визначення відповідальної особи, яка займається діловодством з питань звернень громадян та контролює своєчасність їх розгляду»;
— від 23.09.2016 №56-р «Про внесення змін до наказу від 04.04.2016 № 10/1-р «Про порядок проведення особистого прийому та письмових звернень громадян керівниками департаменту реєстраційних послуг Запорізької міської ради» зі змінами».
Всі структурні підрозділи департаменту забезпечують роботу зі зверненнями громадян на підставі наказу від 04.04.2016 № 10/1-р «Про порядок проведення особистого прийому та розгляду письмових звернень громадян керівниками департаменту реєстраційних послуг міської ради» зі змінами, яким регламентовані питання діловодства та контрольної діяльності у зазначеному напрямку роботи. В наказі затверджено дні особистого прийому громадян керівництвом департаменту реєстраційних послуг міської ради на 2016 рік. Графік особистого прийому громадян оприлюднено в газеті «Запорозька Січ» № 98-100 (6056-6058) від 02.06.2016, № 186 (6144) від 08.10.2016.
Для забезпечення постійного зв’язку з громадянами та оперативного реагування на питання, які турбують мешканців міста, в департаменті працює телефонна лінія приймальні департаменту 228-02-29, 068-502-81-55, 050-268-64-82. Телефон оприлюднено на сайті департаменту dreestrzmr@i.ua, на веб-сайті Запорізької міської влади meria.zp.ua та сторінці департаменту Facebook.
Департамент забезпечує доступ громадян до інформації, якою володіє шляхом систематичного та оперативного її оприлюднення (крім тої розповсюдження якої обмежено законодавством України), а саме: у газеті Запорізької міської ради «Запорозька Січ», на веб-сайті Запорізької міської влади, розміщується на сайті департаменту та сторінці департументу Facebook. На інформаційних стендах в приміщеннях департаменту для інформування населення міста розміщені: Закон України «Про звернення громадян», графіки прийому громадян керівництвом департаменту, графік прийому міського голови та його заступників, відомості щодо можливостей надання заяв, скарг, запитів, письмово на адресу департаменту, електронною поштою: dreestrzmr@i.ua.
Директором департаменту та заступниками директора департаменту першочергово розглядаються звернення, які надійшли від ветеранів війни і праці, багатодітних сімей, сімей, в яких виховуються діти-сироти та діти, які позбавлені батьківського піклування. За звітний період на 13 особистих прийомах до директора департаменту та його заступників звернулося 22 особи з питань реєстрації нерухомості, реєстрації дитини за місцем проживання та надання відомостей про зареєстрованих осіб.
Громадянам, які звертаються до департаменту з юридичних питань, які входять до компетенції департаменту, надається правова допомога (роз’яснення) спеціалістами юридичного відділу департаменту.
За 2016 рік до департаменту надійшло 557 звернень від громадян міста. Кількість громадян, які звернулись у звітний період становить 611 осіб.
За видами звернень, визначених Законом України «Про звернення громадян», домінують заяви (клопотання) – 86,7% (483), скарги – 4,5 % (25), пропозиції (зауваження) – 0,5% (3), усні звернення – 3,9% (22), подяки – 4,3 % (24).
За звітний період кількість колективних звернень становить 4,1% (23) від загальної кількості звернень. Основною темою колективних звернень є питання передачі картотек мешканців житлово-будівельних кооперативів до департаменту, надання інформації щодо зареєстрованих осіб, реєстрації ОСББ та ознайомлення з їх уставними документами.
У 2016 році до департаменту від вищих органів влади надійшло 296 звернень, що складає 53,1% від загальної кількості звернень. Особлива увага приділяється розгляду звернень, які надійшли на Урядову гарячу лінію – 19,2% (107). Також ретельно відпрацьовуються звернення, які надійшли на розгляд від Запорізького обласного контактного центру, їх кількість складає 6,6% (37) від загальної кількості звернень.
Заяви та звернення від ветеранів та інвалідів Великої Вітчизняної війни першочергово розглядаються особисто директором департаменту реєстраційних послуг міської ради.
На протязі звітного періоду до департаменту надійшло 12,6 % (70) звернень від пенсіонерів, від інвалідів, ветеранів та учасників війни –2,5 % (14).
За звітний період кількість звернень громадян з питань державної реєстрації фізичних осіб становить 42,2% (235) від загальної кількості письмових звернень, з питань державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців – 10,2 % (57), з питань державної реєстрації речових прав на нерухоме майно – 6,8% (38). Кількість звернень громадян від вимушених переселенців із зони АТО щодо надання роз’яснень про відміну підтвердження місця реєстрації внутрішньопереміщених осіб склала 8,8% (49) від загальної кількості звернень. Звернення від громадян з інших питань становить 32% (178) від загальної кількості звернень.
Слід зазначити, що всі звернення, які надходять на адресу департаменту уважно розглядаються. Викладені факти ретельно перевіряються, докладаються зусилля до вирішення порушених у зверненнях питань. Юридичним відділом департаменту забезпечено належний контроль на відповідність нормам чинного законодавства відповідей заявникам. Правова допомога надається громадянам, як особисто, так і у телефонному режимі, з порушених питань діяльності департаменту.
Спеціалісти адміністративного відділу департаменту забезпечують належну реєстрацію, пошук, контроль за розглядом та термінами виконання звернень громадян.
Діяльність департаменту направлена на роботу з мешканцями міста та іншими громадянами. З метою покращення умов обслуговування громадян, усунення недоліків та зауважень з боку відвідувачів, відділ реєстрації фізичних осіб по Дніпровському району управління державної реєстрації фізичних осіб департаменту здійснює прийом громадян за адресою: пр. Маяковського, буд. 20.
З метою підвищення рівня відповідальності виконавців за якість та своєчасність розгляду звернень громадян адміністративним відділом департаменту за звітний період проведена відповідна робота, а саме:
— щоденно надавались консультації громадянам щодо реалізації їх прав та порядку розгляду звернень;
— систематично надавались консультації спеціалістам департаменту з питань підготовки відповідей на звернення громадян, форми та адресування;
— щотижнево проводиться робота з відповідальними виконавцями щодо неухильного дотримання термінів розгляду письмових звернень громадян та звернень на особистих прийомах керівників департаменту;
— 13 працівників департаменту відвідали 17.05.2016 апаратне навчання за темою: «Забезпечення роботи зі зверненнями громадян в органах місцевого самоврядування» у виконавчому комітеті міської ради;
— з метою забезпечення якісної підготовки відповідей на звернення громадян, у звітний період в департаменті проведено апаратне навчання зі спеціалістами структурних підрозділів з питань організації роботи з письмовими та усними зверненнями громадян, основних нормативно-правових актів України з питань розгляду звернень громадян та основних вимог до оформлення відповідей заявникам, міськвиконкому та обласної державної адміністрації.
За звітний період за результатами розгляду звернень громадян вирішені позитивно 158 звернень або 28,4 % від загальної кількості звернень, надані роз’яснення на 371 (66,6%), відмовлено – 12 (2,2%), в зв’язку з тим, що вимоги викладені в цих зверненнях суперечать чинному законодавству, 16 звернень знаходяться на стадії розгляду.
Робота зі зверненнями громадян знаходиться на постійному контролі керівництва департаменту реєстраційних послуг міської ради і спрямована на забезпечення конституційного права громадян на їх звернення.

Начальник адміністративного
відділу                                                                                                                                                                              О.О. Остапенко


 

                                                                                                                  Додаток 1
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора департаменту
реєстраційних послуг
Запорізької міської ради
04.04.2016 № 10/1р

П О Л О Ж Е Н Н Я
про організацію та проведення особистого прийому громадян
керівниками департаменту реєстраційних послуг Запорізької міської ради

  1. Особистий прийом громадян директором департаменту, заступниками директора департаменту здійснюється:
    • згідно з затвердженим графіком;
    • з питань, вирішення яких належить до повноважень департаменту реєстраційних послуг міської ради, а також відповідно до функціонального розподілу обов’язків;
    • у разі, коли вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не належить до повноважень департаменту реєстраційних послуг міської ради, директор департаменту, заступники директора департаменту пояснюють громадянинові, до якого органу державної влади, організації чи установи необхідно звернутися, і за можливості сприяє цьому (надає інформацію про місцезнаходження, номер телефону тощо).
  2. Запис на особистий прийом до директора департаменту, заступника директора департаменту здійснюється головним спеціалістом адміністративного відділу департаменту в день прийому за годину до його початку при наявності документу, який посвідчує особу. Бажано наявність заяви з викладенням суті порушеного питання.
  3. Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, ім’я, по-батькові, місце проживання громадянина, соціальний стан, телефон, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб він звертався і яке було прийнято рішення, вивчаються документи та інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування свого звернення.

Не допускається з’ясовувати відомості про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

  1. Запису на прийом не підлягають громадяни:
  • визнані судом недієздатними за наявності такої інформації у відділі звернень (ст. 8 Закону України «Про звернення громадян»);
  • які відмовилися повідомити особам, що проводять запис, інформацію, зазначену у п. 3 цього Положення;
  • стосовно яких прийняте рішення про припинення розгляду звернень (ст.8 Закону України «Про звернення громадян»);
  • у випадках, коли заявник порушує питання, яке не відноситься до компетенції департаменту реєстраційних послуг міської ради, громадянину надаються роз’яснення, куди доцільно звернутися;
  • при повторному зверненні з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті або заявнику надано аргументовані роз’яснення відповідно до чинного законодавства.

Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

  1. Під час особистого прийому громадян можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлено в установленому порядку, та родичі.
  2. Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.
  3. Про результати розгляду звернень громадян відповідь заявнику надається за особистим підписом посадової особи, яка здійснювала прийом.
  4. Рішення про зняття звернення з контролю приймають посадові особи, які здійснювали прийом, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації, яка надійшла за розглядом звернення, або шляхом надання відповіді заявнику за особистим підписом. Рішення про необхідність додаткового контролю за розглядом звернення до остаточного вирішення питання приймає посадова особа, яка здійснювала прийом.
  5. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.
  6. У разі, якщо особистий прийом громадян не може відбутися за графіком через поважні причини, прийом проводиться наступного тижня (згідно графіка), про що адміністративний відділ департаменту доводить до відома громадян в будь-який спосіб (оголошення, повідомлення на сайті, по телефону тощо).
  7. Для участі в особистому прийомі директора департаменту, заступників директора департаменту, в разі необхідності, запрошуються посадові особи департаменту, до компетенції яких відноситься вирішення порушених питань.
  8. Регламент особистого прийому директора департаменту, заступників директора департаменту ради, обмежено двома годинами. До початку прийому головний спеціаліст адміністративного відділу департаменту усно повідомляє громадянину, що для викладення свого питання йому відводиться не більше 15 хвилин.
  9. Головний спеціаліст адміністративного відділу департаменту реєстраційних послуг міської ради:
    • забезпечує організацію проведення особистих прийомів керівниками департаменту, оформлення реєстраційно-контрольних карток обліку, оформлення справ та доручень за результатами прийомів, контроль за дотриманням термінів їх виконання;
    • всебічно вивчає проблеми, з яких громадяни звертаються під час запису на особистий прийом до керівників департаменту, та надає їм консультативну допомогу;
    • забезпечує у дні та години прийому кваліфіковану добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі (попередні звернення заявників, матеріали по їх розгляду, висновки тощо);
    • забезпечує направлення звернень, поданих на особистому прийомі, безпосередньо керівникам структурних підрозділів департаменту для вирішення питання по суті та для підготовки проекту відповіді заявнику за підписом;
    • забезпечує, відповідно до чинного законодавства України, першочерговий прийом (у дні прийому) жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України;
    • контролює додержання графіка прийому громадян керівниками департаменту;
    • використовує для поточної роботи (опрацювання документів, роз’яснювальна робота тощо) робочий час, протягом якого особистий прийом не проводиться;
    • готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан особистого прийому громадян у департаменті реєстраційних послуг міської ради.